会展问答

【5】签证办理

签证可以自行办理也可以让旅游签证公司或者展览公司进行代办。无论方式都需要按照签证办理要求和流程去准备和提供相关资料。签证办理资料主要包括以下：

（1）个人护照

（2）展会商务邀请函

（3）公司职务证明文件

（4）个人英文简历

（5）近六个月的彩色照片

（6）户口本复印件

（7）单位简介

（8）财产证明

（9）公司营业执照（加盖公章）

（10）学历证明

（11）近半年的银行流水单

（12）境外险单

（13）其他文件

备注：需要参考签证办理流程和资料准备说明文件。（可以找签证代理机构咨询）

【6】外币准备

出国参展之前可以提前去银行兑换一些外币现金，或者提前申办好有效信用卡（如VISA、Master card）并确保好绑定相关储蓄卡（存有一定额度的）。这样方便在国外参展期间的一些餐饮、交通等的花费。提前准备外币不宜超过过境海关管理要求的额度，因为过境的时候需要申报。

【7】个人物品

（1）出国护照、签证资料

（2）参展服装、生活用品

（3）笔记本电脑

（4）高端智能手机

（5）充电宝

【8】接待资料

（1）产品画册宣传资料（电子档）

（2）展品宣传资料（参数、性能、结构等细节图以及应用案例）

（3）展品及其他报价单、PI文件、合同文件

（4）其他

（一切准备工作就绪以后，就可以按照既定时间启程出国了。）

【1】酒店预订

出国参展酒店预订尽量选择离展馆近一些的酒店。然后可以通过一些国际性的酒店预订网站（如：http://Booking.com）、旅游网站（如：TripAdvisor）去预定。通常建议提前3个月左右时间去预定。以为参展期间好一些的酒店都会被提前预订。

【2】机票预订（往返机票）

出国参展机票页建议提前3个月左右时间去预定，这样可以订到便宜一些的机票和可选择的日期以及座位位置也会好些。机票预订可以根据实际情况订单程或者是往返程的。如果需要去拜访客户不跟队回来就预订单程的。

【3】护照办理

护照（Passport）是一个国家的公民出入本国国境和到国外旅行或居留时， 由本国发给的一种证明该公民国籍和身份的合法证件。 护照一词在英文中是口岸通行证的意思。也就是说，护照是公民旅行通过各国国际 口岸的一种通行证明。

护照需到户口所在地公安分局出入境管理中心办理，携带户口簿、身份证原件和两份复印件，现场照相。护照办理费用一般为三四百元含照相费。递交材料一周后可以拿到护照。护照距离展会结束（出境回国）需要确保有效期在六个月以上。

【4】境外险购买

出国参展之前需要提前购买好个人境外险，这个也是大会方要求的一部分。同时购买境外险对于我们人身和财产安全而言也算是多了一份保障。

通常展会展品运输可以自己寻找货代也可以安排大会主办方指定运输代理公司完成的。

建议选择后者，因为大会指定展会物流运输公司相对而言在这块要专业（包括集货、清关以及送展），而且因为和大会有合作，海关各项手续办理相对方便。

此外，展品需要按照大会规定的送展时间内送达展馆指定区域。国外展会展品需要提前3个月左右时间安排出境运输。运输之前需要办理好货物护照—ATA单证册。

做好展前的宣传工作是很有必要的。一来可以让客户亲临现场去了解我们的展品。同时也可以加深我们公司的印象。至少可以让一些新的潜在客户知道我们是实实在在的制造商，且是具备一定实力的。

同时展前通过公司官网、微信公众号、电子邮件、新媒体运营和线上其他渠道（如聊天软件、社交媒体平台等）去发布展会的信息以及观展邀请。这样有助于提高公司的知名度，同时可以吸引很多潜在的新客户去参观了解。而对于有实际项目的客户更是可以借助展会进行订单洽谈。

将以下信息整理好发送给目标客户群体，提前通知并邀请客户前来参观了解。

（1）展会主题（类型）

（2）展会名称

（3）举办国家

（4）举办单位

（5）展会时间

（6）举办地址

（7）展品范围

（8）举办周期

（9）官方网站

（10）公司展位号

（1）展会报名（需提前10个月或更早）

通常报名参加国外展会建议至少提前10个月或一年以上时间确认报名。越早报名一般相关的展位预定和其他费用就会相对便宜一些。而且容易预定到位置比较好的展位。同时也有更多的时间去准备展会的工作。如：展品的选品和生产、参展人员培训、签证办理、行程机票预订（机票建议提前三个月左右时间预订，费用会相对便宜一些）、酒店预订和展品运输等。建议：可以在展会结束之前去观看大会提供的展位信息，展会期间或者展会后就安排预定来年的展位。

（2）展位预定（提前10个月）

展位一般包括两种：标摊（通常是3X3=9㎡或者12㎡左右）和光地通常是十几平米以上。如果选择的是标摊，建议大家去选择开口朝向比较好的，靠近通道和入口的位置。尽量不要挤在一排标摊的中间位置，也不要选择在末尾的角落地方，看都看不见，这样人流量会更少。光地展位普遍面积都要大于标摊，而且位置要相对好一些。而且光地是自己进行设计和搭建的可以有很多的风格设计选择，漂亮的清新的设计风格会更加容易吸引客户。

成功报名参展后，会收到展览公司或主办方的展位分配结果。企业对于不满意的展位可以要求更换，正式确认了展位后，交清余款，签订最终参展合同，此时你的参展时间地点才算完全确定下来了。

（订展工作尽可能地早一些安排。这样会有更多的摊位选择和优惠。）

参展之前需要做好预算评估工作，通常参展各项费用包括以下：

（1）光地展位费

（2）搭建费（含材料和工时费）

（3）设备租赁费（包括：吊点、配电设施、布撤展器材及设备费等）

（4）网络租赁费（现场联网，根据需要）

（5）布撤展工时费（主办方人工工时费）

（6）展会期间电费

（7）展品样品费

（8）展品运输费及保费

（9）ATA单证册办理费及担保金

（10）广告宣传材料费（含海报、音视频媒体费）

（11）展会用文具费（包括：签字笔、计算器、马克笔、笔记本、胶带等）

（12）消耗品费用（咖啡、糖果、纸巾、水杯等）

（13）礼品赠品费

（14）签证代办费

（15）人员差旅费（国内外交通费、酒店住宿、餐饮、往返程机票、国外租车费）

（16）临时应急费

（17）展会安保费

（18）临时仓储服务费

（19）其他费用

（1）收集行业相关的国外展会信息，整理成列表；

（2）评估和确本届所参加的展会

（3）了解展会主办方的背景历史

（4）了解展会所面向的市场

（5）往届展会的观展客户情况（参展效果）以及参展商信息

报名参加展会的途径主要包括以下四种：

（1）通过国内展览公司（或展会代理商）报名

（2）通过展会主办方中国区域分公司报名

（3）通过商务局去报名

（4）通过大会主办方直接报名，通过大会主办方直接报名展位费用会相对便宜一些而且展位的位置也会好一些。（如果没有出国和参展经验不建议直接向大会主办方报名，因为汇款到国外是无法取得发票的。参展的税费需要参展商来重新缴纳，因为税务局不能收取国外大会相关公司的税款。）

备注：参加境外展会可以享有政府补贴。